Das Thema ist Vereinsschriftführern und Büroangestellten von Unternehmen nur allzu bekannt, und es war lange Zeit auch ein Problem beim Main-Kinzig-Kreis: das Aktualisieren von Adresslisten, das Aufbereiten von vorliegenden Daten, das Archivieren von Schriftverkehr, das Übersicht-Behalten bei Rückmeldungen zu Terminen und bei alledem ist der Datenschutz zu beachten. Etwas Abhilfe verschaffen vielleicht zugekaufte Computerprogramme, die aber jährlich Lizenzgebühren kosten und oft nicht alle Bedarfe abdecken. Der Main-Kinzig-Kreis verfolgt seit einiger Zeit den Weg, für sich und andere Landkreisverwaltungen genau die passende Software zu programmieren, die es braucht, auch unter starker Einbindung von Künstlicher Intelligenz. Das spart der Kreisverwaltung schon auf kurze Sicht hohe Kosten – und ist durch den Open-Source-Ansatz auch eine erhebliche finanzielle Entlastung für die öffentliche Hand insgesamt: Denn andere Kreise und Kommunen sollen darauf frei zugreifen können. Das Projekt nennt sich „Aura“, das mehr ist als ein bloßes Programm. Es ist die Methode, aus den Anforderungen aus der Verwaltung Softwarelösungen zu entwickeln.

Im Herz von „Aura“ befindet sich die Open-Source-Lösung „Limbas“ der gleichnamigen Firma aus Oberhaching bei München. Mit dieser Lösung wird das Amt für Digitalisierung, IT und eGovernment in die Lage versetzt, seinen Fachämtern maßgeschneiderte Lösungen im Bereich der internen Verwaltungsanwendungen zur Verfügung zu stellen, und somit die medienbruchfreie Verwaltungsarbeit maßgeblich zu unterstützen. Es geht um die Betreuung von Personaldaten, um Wissensmanagement, um Datenanalyse, um standardisierten Schriftverkehr, um Controlling. Ganz zentral steht im Mittelpunkt, was die Bereiche des Backoffice wirklich benötigen, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Die Verwaltungen sparen sich Lizenzgebühren und erhalten passgenaue Lösungen, vor allem gewinnen sie maßgeblich digitale Souveränität – ein wesentlicher Teil der digitalen Vision des Main-Kinzig-Kreises sei. Damit sollen internen Verwaltungsdienstleistungen, die noch allzu oft auf Microsoft-Produkten wie Excel und Access basieren, auf eine einheitliche, webbasierte, revisionssichere, datenschutzkonforme und vor allem benutzerfreundliche Anwendungsplattform zu bringen.

Konkret umgesetzt sind schon drei von sechs Projekten, die der Main-Kinzig-Kreis der „Open Source Business Alliance“ (OSBA) im Rahmen des Wettbewerbs vorgestellt hat:

• Das Management von Ehrungsanträgen, kulturellen Veranstaltungen und Kontakten zu Vereinen und Kunsttreibenden läuft rein digital, aufwändige Schriftwechsel und das Führen von ausufernden Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an;
• eine Datenbank für die Gewährung von Zuschüssen und Fördermitteln an soziale Organisationen beschleunigt interne Entscheidungswege und sorgt für mehr Transparenz;
• eine externe Software zur Bearbeitung von Wohngeldanträgen wurde mit einer neuen digitalen Lösung zusammengebracht, die die Datensätze aktuell und übersichtlich darstellt, was die Prüfung und Freigabe erheblich beschleunigt.

In der Entwicklungsphase befinden sich Projekte aus den Bereichen Wirtschaftsförderung und Personal. Eine Datenbank, die mit dem Veranstaltungsmanagement der Wirtschaftsförderung verknüpft werden kann, soll das Organisieren von Impulsveranstaltungen und Kongressen erleichtern und den Aufwand für die Vorbereitung um schätzungsweise die Hälfte reduzieren. Im komplexen Stellenplanmanagement einer öffentlichen Verwaltung soll es einfacher werden, flexibel Personal zu disponieren und dort einzusetzen, wo es je nach Schwerpunktthema gerade gebraucht wird. Und mit einem einheitlichen Stammdatenmanagement sollen Doppelstrukturen bei der Pflege von Daten beendet werden.

Die Softwarelösungen programmiert das Amt für Digitalisierung, IT und eGovernment. Ansprechpartner für „Aura“ und den Wettbewerbsbeitrag ist Amtsleiter Thomas Weber.