Wie aus Papierpost „Digitalisate“ für die elektronische Akte werden

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Kerstin Pilgrim (hinten links) und Gabi Schmitt (sitzend) vom Projektteam „E-Poststelle“ mit den beiden neuen Mitarbeiterinnen, die damit beauftragt sind, die Postsendungen zu digitalisieren: Katrin Gaul und Barbara Rojczyk.

4. April 2022. - In der zentralen Poststelle des Main-Kinzig-Kreises in Gelnhausen kommen täglich mehr als 700 Postsendungen an. Jeder Umschlag enthält im Durchschnitt sieben Blätter, was täglich fast 5000 Blätter bedeutet. Ein großer Teil dieser Papiermenge landet in Akten. Der Main-Kinzig-Kreis stellt die Verwaltungsabläufe in Vorbereitung auf das Onlinezugangsgesetz jedoch immer mehr auf papierlose Bearbeitung um. Das bedeutet, dass ankommende Postsendungen zunächst eingescannt und digitalisiert werden müssen. In Kürze beginnt die Umstellung zunächst für solche Schreiben, die für die Ausländerbehörde und die Zulassungsstelle bestimmt sind, da hier bereits eine Umstellung auf die elektronische Akte erfolgt ist. Im Frühjahr 2023 soll das Amt für Soziale Förderung und Teilhabe ebenfalls an die E-Post-Verteilung angeschlossen werden.

Kerstin Pilgrim und Gabi Schmitt aus dem Projektteam „E-Poststelle“ stellten Landrat Thorsten Stolz und Kreisbeigeordnetem Winfried Ottmann die neuen Scan-Arbeitsplätze in der Poststelle vor, die damit – zumindest zum Teil - zur E-Poststelle wird. „Für die Ausländerbehörde kommen täglich rund 65 Postsendungen hier an, für die Zulassungsstelle sind es etwa 80 Umschläge“, erklärte Kerstin Pilgrim. Die Umstellung von Papier über einen Scanvorgang zu so genannten „Digitalisaten“ erfolgt dank Qualitätskontrolle so, dass alles, was die E-Poststelle durchläuft, am Ende Revisionssicherheit hat. Dazu gehört, dass die eingescannten Dokumente mit dem Original verglichen werden, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten. Die Papierdokumente werden außerdem sechs Wochen lang aufbewahrt und erst danach vernichtet. Jeder Papiervorgang, der digitalisiert und in das Dokumentenmanagementsystem abgelegt wird, erhält einen Barcode. Die Zustellung der Postsendungen an die einzelnen Ämter und Referate erfolgt dann via Mausklick über digitale Postfächer und muss nicht mehr über die Hauspost verteilt werden.

„Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung schreitet voran. Die elektronische Poststelle leistet hier einen wichtigen Beitrag. Denn alles, was hier normalerweise in Papierform ,zu den Akten‘ gelegt werden würde, ist künftig von überall digital abrufbar. Das ist für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Kreisverwaltung ein großer Vorteil, erleichtert aber auch den ämterübergreifenden Austausch erheblich“, sagte Landrat Stolz. Die Kreisverwaltung geht damit einen weiteren wichtigen Schritt hin zu einer papierlosen Verwaltung. Begonnen hat die Umsetzung von digitalen Verwaltungsvorgänge bereits 2019 mit der Einrichtung der elektronischen Akte in der Ausländerbehörde. Dadurch sind viele Meter in den Archivregalen frei geworden.

„Eine Verwaltung, die den Zugang auf digitalem Weg ermöglicht, ist bürgerfreundlich, da die Menschen für ihre Behördenanliegen viel Zeit sparen. Schon jetzt können sie ihre Anliegen vielfach von zu Hause oder von unterwegs erledigen. Die E-Poststelle ist da ein wichtiger Baustein“, erklärt Winfried Ottmann.

Zwei neue Mitarbeiterinnen werden die Papierpost für den Scanvorgang vorbereiten: das Papier glätten, Heftklammern entfernen und die Seiten der Briefsendung in den Scanner einlegen. „Die Geräte können alle Dokumente bis zu einer Größe von A3 verarbeiten, dazu gehören auch kleine Kassenbons“, erläuterte Gabi Schmitt. Da die Papiere nach einigen Wochen entsorgt werden, sollten keine Original-Dokumente wie zum Beispiel Urkunden an die Kreisverwaltung verschickt werden, sondern lediglich Kopien. Landet dennoch ein solches Dokument in der Post, wird dieses von der Entsorgung ausgenommen.

Das Projektteam „E-Poststelle“ ist seit Mitte 2020 damit beschäftigt, die sukzessive Umstellung auf die elektronische Poststelle vorzubereiten. Das Team arbeitet ämterübergreifend an der so genannten „medienbruchfreien Bearbeitung“. Beteiligt war die Abteilung für Zentrale Dienste aus Amt 65 sowie das Amt für Digitalisierung, IT und eGovernment. „Um all dies umzusetzen, war einige Vorarbeit notwendig. Es mussten Rahmenbedingungen geschaffen, Prozesse definiert und Schulungen stattfinden. Das benötigt Zeit, damit die Umstellung reibungslos verlaufen kann“, erklärt Kerstin Pilgrim. Das Projektteam sieht sich für den Start bestens vorbereitet.